法规人才远程在线办公模式下如何确保高效配合 ——冀呈雪博士在CIMDR第十三届中国医疗器械监督管理国际会议中课程分享

法规人才远程在线办公模式下如何确保高效配合

——冀呈雪博士在CIMDR第十三届中国医疗器械监督管理国际会议中课程分享

前言

2023年3月3日16：00~16：25，上海皕晟管理咨询有限公司创始人冀呈雪博士受邀在CIMDR第十三届中国医疗器械监督管理国际会议分会场——法规事务人才发展会议中分享《法规人才远程在线办公模式下如何确保高效配合》主题课程。

因员工分布全国各地，上海皕晟管理咨询有限公司自成立伊始就以线上办公为主，也因此在远程线上办公方面累计了丰富的经验，经过近3年的实践，皕晟员工目前已经实现了生活与工作相平衡，更多时间陪伴家人，更高效工作。

近年来审评中心已经建立了线上注册申报资料的提交、审核与沟通的机制，注册和临床的法规人才与研发和体系生产等岗位的人才工作时所需要的条件不同，法规人才可以更加灵活实现远程在线办公。冀博士的这次分享，内容丰富精彩又极具实用性，为使更多的同仁及企业获益，小编特地将当时课程分享视频的逐字稿分享给大家，如有建议和意见，欢迎交流。

法规人才远程在线办公模式下如何确保高效配合

大家好，首先非常感谢中国医疗器械协会人力资源专业委员会的邀请，感谢CIMDR主办方的组织，我是上海皕晟冀呈雪，今天和各位分享的主题是法规人才远程在线办公模式下如何确保高效配合。

首先允许我做自我介绍。我是上海皕晟管理咨询有限公司创始人冀呈雪，毕业于清华大学医学部&北京协和医学院，获医学博士学位。曾在昆拓、波士顿科学、施乐辉从事医疗器械临床评价策略与报告撰写工作近十年，涉及近200个项目15个领域，为将既往积累的经验服务于更多的国内外企业，创立了上海皕晟，专注于医疗器械临床评价策略咨询与报告撰写，助力医疗器械企业的新产品省时省力省钱快速上市获批。

选择这个分享主题的背景是鉴于目前疫情常态化的存在，审评中心已经建立了线上注册申报资料的提交、审核与沟通的机制，注册和临床的法规人才与研发和体系生产等岗位的人才工作时所需要的条件不同。远程在线办公对于法规人才可以更加灵活实现。远程居家办公模式也成为很多企业的优选方式，工作人员省去了很多通勤的时间，确保了居家办公的安全。在该模式下对企业的管理提出了新的要求，企业如何能够在降低成本的同时，确保人员水平和效率的提升，各方优劣值得关注。

基于以上大环境背景下，今天，我选择了法规人才远程在线办公模式下如何确保高效配合这个主题与大家分享。

首先，分享如何搭建强有力远程办公基础设施。其次，探讨线上团队如何顺畅配合。然后分享基于远程办公模式下，如何高效率培训优质人才，助力企业降低成本的同时培养更优质人才。最后，总结如何确保项目按时高质量的交付。

首先，我们是如何搭建强有力远程办公基础设施的呢？

对于强有力的远程办公设施，大家首先会想到的是硬件设施。我们公司会给每位员工配备笔记本、外接带鱼显示屏、键盘和鼠标，开启双屏办公的模式，双屏可以提高工作效率，并且一定程度可以降低员工眼睛疲劳、降低电脑辐射。

除了硬件之外，远程办公中的高效率软件，我们选择了企业微信和坚果云，企业微信能够满足与每位员工的日常沟通以及文档的传输，并且会有工作中常用的系统平台，比如汇报、审批、公告、培训记录，微文档，实现信息实时同步。坚果云，是一款可以在云端和本地存储文件的APP ，非常方便存档各项资料，同时可以通过坚果云文件夹权限设置功能，进行公司管理不同等级的保密文件。

同时，远程办公能够良好运营的基础离不开严格有效的制度，在这方面，我们会将重要的事情进行重复化，比如通过内部培训和经验分享，进行经验的反复总结和共享、周会制度、每日项目沟通制度等；重复的事情流程化，比如SOP的建立、项目启动流程、与客户的项目双周会沟通、1+2项目模式等；流程化的事情进行工具化，比如，项目计划时间表，各类撰写模版、经验总结tips。工具化的事情进行智能化，比如，与智能平台合作检索文献、数据提取等。

对于远程办公，我们有了硬件、软件、制度，接下来就是抓住公司核心业务、核心区域、核心部门。目前，北京、上海、深圳、苏州是上海皕晟集团的核心团队区域，并向全国范围内辐射，在郑州、山东、新疆等地均有团队成员。

孙武曾讲过：上下同欲者胜。

远程办公基础搭建好之后，如何确保线上的团队顺畅配合呢？

接下来分享目前我们采取的方式。

首先，每位员工要明确每天的工作任务，工作达成的结果，这就体现了计划和总结的重要性，采用月计划、月总结，周计划、周总结，日计划、日总结。皕晟每位员工在上班后第一时间进行日计划的提交，以及下班前进行日总结的提交。日积月累，便于养成计划、行动、交付结果的高效工作习惯。

对于项目管理，每位员工负责的项目需要进行每日问题的沟通会，进行项目进度的汇报。有问题及时沟通和解决，针对分析策略和方法给予指导，避免在策略方向上花费过多不必要的时间。

其次，大家远程办公，因为不能够面对面问题交流，会遇到不同问题。对于问题的解决，我们会进行多种方式的沟通，包括每日项目沟通会、视频电话会以及微信项目组沟通的方式。

远程办公期间文件和任务的实时记录和更新，通过企业微信中的微文档进行记录和交接，实现了可追溯，可回看。

关于顺畅配合和高效工作，CER报告、创新资料申请的模版以及配套附件模版不断的优化，完善的 SOP 确保大家在做每项工作的同时都能够按照规范化进行，模版化极大地确保了大家规范、高效的工作。

皕晟完善的考核机制，会综合员工各项表现进行给予态度奖励及绩效自主选择的方式，鼓励和提倡多劳多得，并不以延长工作时间为衡量标准，鼓励高效率、高产出。

通过我们的经验，认为基于以上六点，是员工进行顺畅配合、高效工作的基础，如有其他更好的意见、方法，欢迎进一步探讨和分享。

有道无术，术尚可求也，有术无道，止于术。在远程在线办公模式下，对于优质人才的培养是另外引申出来的重要问题。

医疗器械人力资源的现状报告显示目前有88%的医疗器械公司计划新增30%的人员，有68%的人才在寻找新机会，有76% 的就业机会来自于本土企业。相较于 2021 年，在 2022 年，本土医疗器械企业的数量有 32% 的增长。对于这样行业发展上升期、人才紧缺的现状，如何对企业现有人才进行高效培养呢？

对于人才培训，我们有皕晟讲堂、皕晟大学、 SOP 和培训系统、领导层培养、员工心理保障，从这五个方面进行全方位人才管理与培训。

每周一、三、五的皕晟讲堂，为每位员工搭建展示舞台，鼓励每位员工进行主题和经验分享。组织大家进行工作经验以及学习总结分享。以输出促进输入，带动每位员工进行积极能量充电，练好基本功。

皕晟大学是我们公司内部培训的网站。在皕晟大学中，我们汇集器审云课堂中审评专家授课培训的学习资料，也有中检院的各项学习课程，同时，更有每位员工在工作中遇到实际问题以及解决方式的工作经验和避坑方法的干货分享。日常进行工作经验总结分享的时候，及时进行整理和视频资料留存，有分享有记录。每位员工都有机会做老师，充分调动大家分享和学习积极主动性。

此外，皕晟建立了标准化的工作流程以及培训相应的培训记录。标准化工作流程是培养企业所需人才的快速方式。通过电子化的培训记录，记录每位员工参加的所有培训，并及时进行培训知识的查缺补漏。

对于项目管理人才的培养，我们首先根据每个员工不同的工作经验、工作优势，商讨确认她职业发展的目标和路径，并协助实施，优秀者可以破格短期提拔，打破职业的天花板。

在项目管理的过程中，我们采用专人负责，在工作中做到专注、认真，追求极致的工作质量，达到快准稳的效果，赢得良好的口碑。

其次，公司对管理层敢于授权，在项目和事务管理中做到时刻有Plan  B和back up人员，共同协商，彼此支持 。

为员工及管理层的梯队培养建立了进阶模式，帮助初入行业的学习跟随者，快速成长为项目的担当者，进阶为指导者，再进阶培养成管理者，成为行业的影响者以及引领者。

对于人才的高效培训离不开心与心的沟通。管理层定期每两个月与每位员工进行 catch up ，探讨职业发展目标和发展计划。并与员工沟通近期的思想动态、生活需求等，切实了解员工需求，给出建议或协助解决。

同时leaders会与所有成员进行心连心的交流，疏导各方不良情绪，确保大家的精气神良好，达到内外的平衡，实现高效率工作，慢生活的状态。

以上是我们对于人才培养的制度和实施。

作为咨询公司，除了搭建员工成长和发展的平台，确保合作的顺利，最重要的是确保项目高质量交付，我们是如何进行的呢？

对于项目高质量交付，我们是有三方面保障：

首先是项目制，每天进行问题和进度的沟通，对于交付的项目进行平级交叉审阅以及上级高级审阅制，确保报告的规范化和标准统一。

其次是导师制，1+2模式，每位顾问都有自己的导师，俗话说一个好汉三个帮。每个项目建立项目组，1位主负责，另外2位高级审阅，进行策略分析，质量控制，分别担任法规review和医学review角色。远程办公需要及时沟通问题，并且需要专业的问题解决方式，导师制可以帮助员工每次遇到问题的时候进行及时、完整的沟通。

最后，要注重每个员工高效率工作理念的培养，不将员工作为流水线的一环，而是采用全才培养模式，通过 EPP 课程以及易效能时间管理课程的学习，培养高效理念，鼓励员工敢想敢做，敢于尝试，并及时总结。

好的，以上就是我的分享，分享了我们是如何搭建强有力远程办公基础设施，如何确保线上的团队顺畅配合，如何进行优质人才的培养，以及如何通过项目制、导师制、以及理念的培养确保了项目的高质量交付。

我今天的分享就到这里，感谢大家的聆听。人人是人才，赛马不相马，愿我们一起给每一个追求卓越的法规人才搭建发挥才干的舞台！